Events Privacy Policy
For German version, please scroll down.
Information according to Art. 13 and 14
General Data Protection Regulation (GDPR)
Hamburger Hafen und Logistik AG (hereinafter referred to as “HHLA”, “we”, “us”) ensures compliance with legal standards and internal company guidelines when processing your personal data. Compliance with data protection regulations is a high priority for our company. Therefore, we take the protection of your personal data serious and assure that we comply with data protection regulations when processing your personal data.
We process personal data only in accordance with the applicable data protection regulations. This includes informing you about the handling of your data in accordance with Art. 13, 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR) as follows:
1. Data Controller
Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Bei St. Annen 1
20457 Hamburg
You can contact our data protection officer at the above address or at datenschutz@hhla.de.
2. Data we process
We collect data from you that we and, if applicable, our project partners with whom the respective event is jointly held, need for the planning, realisation, and follow-up of the event. These are essentially: name, email address, company, role/function.
When using our online event registration, you may be asked to provide additional personal information when registering for an event. Answering these questions is voluntary.
The personal data collected in the context of registering for an event will be used for the purpose of processing your registration and, if you have consented to this, for sending you further event information from HHLA. Any further processing and use of your data for the purposes of consulting, advertising and market research will only take place with your express consent.
The legal basis for the processing is Art. 6 (1) (a) and (b) GDPR.
Your consent is voluntary. You can refuse consent without giving reasons and without disadvantages. You can revoke your consent at any time without giving reasons in text form (letter, e‑mail) with effect for the future. Please contact us under cpl@hhla.de.
3. Photos
During the event, photo and/or film recordings may be made. In connection with the coverage of the event, these recordings are usually published on HHLA’s website, HHLA’s internal intranet and, if necessary, on social media channels. Photos can be shared with the regional and national press, as well as the logistics trade press for reporting.
The legal basis for this processing is your voluntary consent in accordance with Art. 6 (1) (a) GDPR.
Your consent is voluntary. You can refuse consent without giving reasons and without disadvantages. You can revoke your consent at any time without giving reasons in text form (letter, e‑mail) with effect for the future. Please contact us under cpl@hhla.de. In the event of revocation, your personal data will be removed from the website in a timely manner. In the case of printed media (reports, leaflets, advertising brochures), the print products of the old edition that are still in stock are completely used up. In the case of group photos, it may be made unrecognizable, e.g. by pixelating the individual person or removing the photo.
Websites and social networks are also found by search engines, so you must assume that your photo will also be researched and found via online search engines. We point out that the photos will be available worldwide when they are published on the Internet. A further use of these photos by third parties cannot therefore be generally ruled out. Even if your photo has been deleted by us on our company website, it may still be possible to find it on the Internet. There are special archiving services whose aim is to permanently document the condition of certain websites on certain dates. This can lead to information published on the Internet continuing to be found elsewhere on the original page even after it has been deleted.
4. Data deletion
In principle, we delete your data as soon as it is no longer needed for the purposes or you revoke your consent, unless we are obliged to store it for a longer period in accordance with Art. 6 (1) © GDPR due to statutory retention and documentation obligations. The storage period in the sense of publication on the Internet always ends with the revocation of your consent. The duration of the storage is then based on the legal retention obligations, e.g. from the Tax Code (6 years) or the Commercial Code (10 years).
5. Confidentiality of your data
Within HHLA, access to your data is granted to those departments that require your data to fulfil our contractual or legal obligations. We may transfer your personal data to our affiliates to the extent permitted within the scope of the stated purpose or a legal basis.
Of course, we will treat your data confidentially. We only transmit data to third parties if this is necessary and there is a legal basis.
In addition, in individual cases, your data may be transmitted to processors bound by instructions (e.g. IT service providers for remote maintenance and support, hosting providers, data centres, etc.). The data passed on may only be processed by the processor based on Data Processing Agreements in accordance with Art. 28 GDPR. The processors are subject to confidentiality and are contractually obliged to maintain data protection.
In addition, there may be further legal obligations to transmit data in individual cases. This also includes cooperation with investigative authorities and data transfer in this context in compliance with data protection law.
6. Data transfer to a third country
If we transfer personal data to a country outside the European Economic Area (EEA), the transfer will only take place if the third country has been confirmed by the EU Commission to have an adequate level of data protection or if other appropriate data protection guarantees (e.g. binding internal company data protection regulations or EU standard contractual clauses) are in place.
7. Your privacy rights
As a data subject, you have the right to information about your personal data as well as to rectification of incorrect data or deletion if one of the reasons listed in Art. 17 GDPR applies, e.g. if the data is no longer needed for the purposes pursued. There is also the right to restriction of processing if one of the conditions specified in Art. 18 GDPR is met and, in the cases of Art. 20 GDPR, the right to data portability. You have the right to revoke consents given in accordance with Art. 7 (3) GDPR or to object to data processing in accordance with Art. 21 GDPR.
Every data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority if he or she believes that the processing of data concerning him or her violates data protection regulations. In particular, the right to lodge a complaint may be exercised with a supervisory authority in the Member State of the person concerned place of residence or place of work, or of the place of the alleged infringement. In Hamburg, the responsible supervisory authority is:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hanse-stadt Hamburg, Ludwig-Erhard-Str 22, 20459 Hamburg, E‑Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de.
Contact the data protection officer:
You also have the right to contact our data protection officer at any time (datenschutz@hhla.de).
German Version.
Informationen nach Art. 13 und 14
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Die Hamburger Hafen und Logistik AG (im Folgenden „HHLA“, „wir“, „uns“) stellt die Einhaltung der gesetzlichen Normen sowie der unternehmensinternen Richtlinien bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sicher. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Daher nehmen wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und möchten Ihnen versichern, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, die sich insbesondere aus der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben. Dazu gehört, dass wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten nach Art. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wie folgt informieren:
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Hamburger Hafen und Logistik Aktiengesellschaft
Bei St. Annen 1
20457 Hamburg
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Adresse oder unter datenschutz@hhla.de.
2. Daten, die wir benötigen
Wir erheben von Ihnen Daten, die wir und ggf. unsere Projektpartner, mit denen die jeweilige Veranstaltung gemeinsam durchgeführt wird, zur Planung, Durchführung und Nachbearbeitung der Veranstaltungsverwaltung sowie der Durchführung unserer Veranstaltungen benötigen. Dies sind im Wesentlichen: Name, Anschrift, E‑Mail-Adresse, Unternehmen, Rolle / Funktion.
Bei der Nutzung unserer Online-Veranstaltungsregistrierung werden Sie bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung ggf. um die Angabe weiterer persönlicher Informationen gebeten. Die Beantwortung dieser Fragen ist freiwillig.
Die im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung erhobenen personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anmeldung und, soweit Sie diesem zugestimmt haben, zur Zusendung über weitere Veranstaltungsinformationen der HHLA genutzt. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Beratung, der Werbung und der Marktforschung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) und b) DSGVO.
Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können die Einwilligung ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen in Textform (Brief, E‑Mail) mit Wirkung für die Zukunft unter cpl@hhla.de widerrufen.
3. Fotos
Bei Durchführung der Veranstaltung können Foto- und/oder Filmaufnahmen erfolgen. Diese Aufnahmen werden im Zusammenhang mit der Berichterstattung über die Veranstaltung in der Regel auf den Internetseiten der HHLA, dem HHLA betriebsinternen Intranet und ggf. auf den Social Media-Kanälen veröffentlicht. Es können Fotos an die regionale und nationale Presse sowie an die Fachpresse im Bereich Logistik zur Berichterstattung weitergegeben werden.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können die Einwilligung ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen in Textform (Brief, E‑Mail) mit Wirkung für die Zukunft unter cpl@hhla.de widerrufen. Im Fall des Widerrufs werden Ihre personenbezogenen Daten zeitnah von der Website entfernt. Handelt es sich um gedruckte Medien (Berichte, Faltblätter, Werbebroschüren), werden die noch vorrätigen Druckerzeugnisse der alten Auflage vollständig aufgebraucht. Bei Gruppenfotos erfolgt ggf. eine Unkenntlichmachung z.B. durch Verpixelung der einzelnen Person bzw. die Entfernung des Fotos.
Internetseiten und soziale Netzwerke werden auch von Suchmaschinen gefunden, so dass Sie davon ausgehen müssen, dass Ihr Foto auch über Suchmaschinen recherchiert und gefunden werden. Wir weisen weiter darauf hin, dass die Fotos bei der Veröffentlichung im Internet weltweit abrufbar sind. Eine Weiterverwendung dieser Fotos durch Dritte kann daher nicht generell ausgeschlossen werden. Auch wenn Ihr Foto von uns auf unserer Unternehmenswebsite gelöscht wurde, kann es vorkommen, dass es dennoch im Internet auffindbar bleibt. Es gibt spezielle Archivierungsdienste, deren Ziel es ist, den Zustand bestimmter Websites zu bestimmten Terminen dauerhaft zu dokumentieren. Dieses kann dazu führen, dass im Internet veröffentlichte Informationen auch nach ihrer Löschung auf der Ursprungsseite weiterhin andernorts aufzufinden sind.
4. Datenlöschung
Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr benötigt werden oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, wir sind gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet. Die Speicherdauer im Sinne einer Veröffentlichung im Internet endet stets mit dem Widerruf Ihrer Einwilligung. Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
5. Vertrauliche Behandlung Ihrer Daten
Innerhalb der HHLA erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten Ihre Daten benötigen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen des dargelegten Zwecks oder einer Rechtsgrundlage zulässig ist.
Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Wir übermitteln Daten nur dann an Dritte, sofern dies zwingend erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht.
Zudem können im Einzelfall Ihre Daten an weisungsgebundene Auftragsverarbeiter übermittelt werden (z.B. IT-Dienstleister u.a. für Fernwartungen und Support, Hosting-Anbieter, Rechenzentren etc.). Die weitergegebenen Daten dürfen durch den Auftragsverarbeiter nur auf Basis von Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden. Die Auftragsverarbeiter unterliegen der Vertraulichkeit und sind zur Wahrung des Datenschutzes vertraglich verpflichtet.
Darüber hinaus können in Einzelfällen weitere gesetzliche Verpflichtungen zur Übermittlung von Daten vorliegen, die jedoch nicht allgemein, sondern nur im konkreten Einzelfall entstehen können. Hierunter fällt auch eine Kooperation mit Ermittlungsbehörden und eine Datenweitergabe in diesem Rahmen unter Beachtung des Datenschutzrechts.
6. Datenübermittlung in ein Drittland
Sollten wir personenbezogene Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
7. Ihre Datenschutzrechte
Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben das Recht erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen oder der Datenverarbeitung gem. Art. 21 DSGVO zu widersprechen.
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. In Hamburg ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hansestadt Hamburg, Ludwig-Erhard-Str 22, 20459 Hamburg, E‑Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de.
Kontakt zum Datenschutzbeauftragten:
Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden (datenschutz@hhla.de).